Если не существует продуманной, налаженной работы с электронной почтой, то такой технический пробел может серьёзно препятствовать эффективности рабочего процесса. Американские учёные в ходе проведённых исследований выяснили, что 61% американских сотрудников считают электронную почту важнейшей составной частью своей работы. Однако привычность не всегда имеет положительный оттенок. Учёные констатируют, что электронная почта постепенно снижает продуктивность офисной деятельности.
Неоправданно частый просмотр почты, чтение всех поступивших сообщений порой мешают целенаправленно решать поставленные задачи. Отвлекают внимание и необходимое время. Часто, вместе с рабочей, просматривается и личная почта, и даже временный почтовый ящик, что также занимает время и требует внимания, поскольку возникает желание ответить на полученное сообщение или просмотреть присланные файлы.
Да, можно установить определённое расписание работы с электронной почтой, но придерживаться строгих временных рамок будет непросто, да и возможны сообщения, требующие оперативного ответа, значит гарантирован новый визит в «электронку».
Почта способна негативно влиять на планирование рабочего дня. Можно заранее составить расписание, но просмотр e-mail покажет необходимость ответить коллеге или контрагенту, что неизбежно нарушит намеченный распорядок. Оправданный порыв вступить в коммуникацию с авторами полученных писем способен внести сумятицу, поскольку отвечать приходится не по степени важности письма, а реагировать на обратившихся.
Оптимальным представляется распорядок, при котором, рабочие вопросы разграничиваются но срочные и важные, и в первую очередь решаются находящиеся в обоих списках, затем срочные и после них — важные.
Недавние опросы офисных сотрудников показали, что почти все положительно оценивают собственную работу, но в полной мере справляться с поставленными задачами им мешают коллеги. Почти половина опрошенных затрудняется с выбором необходимой для работы информацией и надеется на предложения коллег. Около 40% респондентов недовольны большим количеством времени, потраченным на «электронное» взаимодействие.
В целях повешения эффективности работы с электронной почтой, специалисты рекомендуют помещать информацию по конкретным проектам в доступные сервисы по хранению файлов (Dropbox, Google Docs и другие). При этом необходима понятная для всех участников рабочего процесса строго структурированная система папок и файлов. Данная конструкция позволит проводить все обсуждения в рамках данной системы и не использовать частную переписку.
Отправить ответ